Visão corporativa e integração em projetos de BPM e ECM

Inicialmente coloco a pergunta:

Como implantar um “eficiente” sistema de Gestão de Processos de Negócios sem ter como base um “não menos eficiente” sistema de Gerenciamento de Conteúdos Eletrônicos?

A meu ver a resposta é simples:

IMPOSSÍVEL.

A menos que retiremos da pergunta o adjetivo “eficiente”.

Como conceber a recepção de uma tarefa, por meio eletrônico através de um BPMS, que demorou apenas segundos para tramitar até mim e ter que esperar a chegada de um documento, em papel, quem sabe se em minutos, horas, …

Além disso, esse documento, sendo eletrônico, não poderia, também, estar disponível a outras pessoas, do qual também necessitam, que executariam suas tarefas simultaneamente e não o fazem porque o mesmo, sendo em papel, estaria comigo?

Essas tecnologias andam de mãos dadas e devem ser implantadas corporativamente.

É como na música de Vinicius e Tom Jobim: “Não há você sem mim, eu não existo sem você”.

A visão “Corporativo é um todo, maior do que a soma de suas partes”.

As organizações, sendo como ecossistemas abertos que se relaciona com outras organizações e com o ambiente, têm como conceito de estrutura, ser um todo cujas partes se inter-relacionam. Portanto, esse todo é maior do que a simples soma dessas partes. Os sistemas organizacionais não são uma mera justaposição de partes.

Sob essa teoria não importa o tamanho ou a “importância” de um setor ou departamento dentro de uma organização porque ele não funciona sozinho e pode depender de outro menor e/ou menos “importante”.

Tenho visto, com preocupante frequência, empresas desenvolvendo projetos de BPM e/ou ECM para solucionar problemas departamentais sem a visão corporativa.

Cada segmento de mercado, organização ou departamento possui especificidades devido a objetivos variados e por isso mesmo é preciso compreender em profundidade de: mercados; empresas; e processos de negócio, a fim de adotar a solução mais adequada.

Uma solução de BPM/ECM deve incidir sobre as necessidades e objetivos de negócio das organizações definindo eficazmente seu ambiente e as regras de interação de seus ecossistemas e com isso garantir a pertinência de uma perspectiva de longo prazo.

O maior erro em implantar uma solução departamental sem a visão corporativa de uso das tecnologias de BPM/ECM consiste, principalmente, na desconsideração da hierarquia dos processos, além de, dentre inúmeras coisas, a não adoção de um padrão de interoperabilidade, seja do software, dos formatos de documentos e arquivos eletrônicos; dos métodos de classificação das informações; dos campos de metadados, etc., o que cria um enorme problema quando se necessita integrar essas soluções implicando em retrabalhos que acabam por se traduzir em alto custo.

As organizações, ao intencionar implantar soluções de BPM e/ou ECM, mesmo que departamentais, devem preocupar-se em desenvolver ao menos um pré-projeto corporativo traçando diretrizes a serem seguidas.

Projetos de BPM e/ou ECM têm que ser desenvolvidos para a maioria imaginando o quanto os ganhos com a modernidade melhorará a qualidade do ambiente de trabalho e consequentemente a qualidade de vida das pessoas.

O objetivo maior é o ser humano, a produtividade e o lucro são consequências invariavelmente óbvias.

Uma corporação é um todo que toma forma ao mesmo tempo em que seus departamentos se transformam.

Projetos de BPM

Em minha opinião, o BPM deve ser implantado dentro de uma visão hierárquica de processos da corporação.

Por esta visão, as organizações, na sua grande maioria, possuem não mais que um processo que é a sua atividade-fim, o macroprocesso, os demais existem em função desse processo principal, sendo, portanto, satélites ou periféricos. Além disso, os processos devem ser analisados sob o prisma da Cadeia de Valor, ou seja, o agrupamento, em alto nível, dos processos de negócio realizados pela organização, iniciando-se pelas atividades primárias, depois as de controle, se houverem, e finalmente as de apoio.

Caso a organização ainda não possua, deverá ser construído o mapa geral de processos, a partir do processo principal (macroprocesso), o primeiro nível do mapeamento dos processos de uma organização é representado pela definição do seu macroprocesso.

A montagem do mapa geral de processos exige uma análise de cada processo que compõe a rede de processos da organização, identificando-se quais são suas entradas e de quem as recebem, e quais são suas saídas e para quem são enviadas.

Analisando as entradas e saídas de cada processo, pode-se montar o mapa geral de processos, que é construído através da união de processos cujas saídas e entradas se correspondam.

Uma organização é composta por um conjunto de processos, que são as atividades de negócio executadas pela mesma com o objetivo de agregar valor, realizar os desejos de seus clientes e criar rendimento. Identificar e mapear os processos internos é uma atitude que permite que a organização se torne mais eficiente, eficaz e competitiva, otimizando o tempo e alcançando melhores resultados.

Um Mapa Geral de Processos completo e consistente demonstra claramente que tudo na empresa existe em decorrência da existência do processo principal, finalístico, e de que é este o foco.

Tendo-se essa visão poder-se-á implantar soluções departamentais, pois as mesmas estarão em acordo com as definições corporativas.

Projetos de ECM

Da mesma forma, o ECM deve ser implantado sob uma visão estratégica empresarial completa para todo o ciclo das informações relacionadas com todos os processos de trabalho, pois não se trata mais de uma tecnologia emergente que visa o mero controle de imagens de documentos digitalizados para reduzir ou eliminar o papel dos escritórios modernos. Atualmente, o ECM possui objetivos muito mais amplos que se iniciam com a abrangência corporativa e passam pela gestão de todos os documentos da corporação, estruturados ou não, em qualquer formato ou mídia, com garantia de autenticidade.

Um projeto de ECM deve contemplar:

  • O conhecimento de todos os documentos utilizados pela organização dentro do contexto dos processos dos quais fazem parte;
  • A modelagem dos documentos eletrônicos;
  • A definição de critérios de classificação das informações (taxonomia);
  • A modelagem de metadados;
  • A definição de terminologia e vocabulário controlado;
  • Um modelo de automação para criação e edição de documentos eletrônicos;
  • A definição da forma de gestão do conhecimento;
  • A criação de critérios de segurança e proteção de informações
  • Os critérios de utilização de Certificação Digital;
  • A definição de armazenamento das informações de acordo com a taxonomia;
  • A definição da preservação digital com a utilização de formatos de arquivos de documentos de longo prazo;

De posse dessas definições básicas é possível optar pela ferramenta mais adequada.

A vantagem da implantação corporativa integrada é principalmente a análise dos processos e informações simultaneamente e com isso ratear o custo de projeto, aquisições e treinamento entre departamentos usuários. Além disso, fica, também, mais fácil e mais barato criar e treinar uma equipe multidisciplinar para dar apoio à implantação e prestar manutenção e suporte técnico.

Este post é baseado no conteúdo da segunda edição do meu livro intitulada de “Projetos corporativos integrados de BPM + ECM – A construção sem segredos” que deverá ser publicada até o final de junho/2014.

Fonte: http://www.tiespecialistas.com.br/2014/05/visao-corporativa-e-integracao-em-projetos-de-bpm-e-ecm/

Escrito por Paulo Roberto Costa Oliver

Publicado dia 13 de maio de 2014

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