Ter práticas de BPM e ainda usar papel

31 Escrito por Michel Campillo, dia 31 de Março, 2015 - Categoria: TCM, BPM, WPM

Um número crescente de empresas no Brasil têm campanhas de melhoria de negócios. Só que poucas empresas têm uma política específica para tirar o papel fora do negócio! Na era do BPM, BPMS, iBPMS, CRM, ERP, ECM (e dezenas de outras siglas), eu estou perguntando: como é possível que ainda usam papel? O processamento de documentos de papel não é uma parte do negócio que ganharia em ser otimizada?

Se você soma as empresas que estão progredindo no caminho do papel zero, com as empresas que nem têm sequer começaram ainda, talvez 2 em cada 3 empresas estão ainda em 1994, quando me formei na faculdade na França. Todo o mundo concorda que tirar o papel fora do negócio irá melhorar a velocidade de resposta a Clientes. Quem tem experiência de trabalhar com Processos de Negócio sem papel concorda mais ainda.

As empresas que fizeram pouco ou nenhum progresso na eliminação de papel estão perdendo uma chance de incrementar sua produtividade! Aqueles que procuraram parar o uso de papel relatam um retorno que vai de 12 a 18 meses. Então a pergunta é: "Por que não temos implementado ainda?". Vamos identificar os três maiores obstáculos:

1. Não gastar dinheiro! Mesmo com os argumentos mais atraentes, convencer as empresas para gastar dinheiro com melhoria de Processos de Negócio pode ser difícil. Falta orçamento, falta recursos suficientes, falta vontade de assumir a responsabilidade por um projeto... Há sempre uma abundância de razões para não gastar dinheiro ... a não ser que a empresa tem absoluta necessidade.

2. Custos de integração. Em alguns casos, uma integração de novos Processos de Negócio dentro do sistema de TI existente é muito complicado e muito caro. Requer a criação de soluções personalizadas em termo de TI, a contratação de pessoal adicional para a manutenção etc.

3. O poder do hábito. A mudança é o fundamento de qualquer processo de melhoria. No entanto, a realidade mostra que a transição do papel para documentos eletrônicos é uma das mais difíceis de introduzir. É mais difícil ainda quando se trata de veteranos, relutantes em aumentar o impacto de tecnologias que eles não dominam.

Na minha opinião, para uma estratégia de longo prazo, usar documentos em papel não é uma opção. É claro que não é possível chegar a 100% sem papel, mas as organizações devem minimizar gradualmente o uso de papel em seus negócios. Duas tecnologias são particularmente úteis nesse assunto:
• códigos de barras - para otimizar a digitalização de documentos e o arquivamento
• OCR - para a digitalização de documentos, permitir a pesquisa de textos e o arquivamento

Mas usá-los separadamente sem melhoria de Processos não faz muito sentido. Uma integração com o ERP da empresa é obviamente melhor, mas como já falei, pode ser caro e potencialmente problemático. No final a empresa pode acabar usando apenas alguns dos potenciais de melhoria nessa solução.

Zero papel

Da minha perspectiva, a melhor solução para maximizar a produtividade é investir em um sistema de BPM com capacidade de Gestão Eletrônica de Documentos (GED ou en inglês ECM por "Enterprise Content Management") com módulos de OCR e códigos de barras totalmente integrados.

Um sistema desse tipo permite lidar com todos os Processos de Negócios de ponta a ponta (junto com os processos que começam com cópias impressas em papel) dentro de apenas uma plataforma. Por isso os usuários finais têm apenas uma interface para qual lidar, e o departamento de TI tem apenas um fornecedor para entrar em contato quando necessário.

Falando de funcionalidades, além dos recursos habituais de BPM, um sistema dese permite:
• encaminhamento de documentos
• pesquisa de texto (OCR)
• digitalização de documentos em massa (códigos de barras)
• arquivamento fácil e transparente (códigos de barras)

Nas reuniões com os Clientes, costumamos discutir sobre a melhor maneira de otimizar alguns processos. Depois monto uma proposta com escopo completo de otimização de processos. Mas admito ser comúm esquecer desperdícios que têm um impacto significativo na empresa do Cliente, como justamente essa questão dos documentos de papel.

Estou constantemente surpreendido com o fato de que a maioria dos Clientes nem sequer imagina como o negócio puderia funcionar sem papel. Uma consultoria em melhoria de Processos gerenciais é verdadeiramente abrangente quando inclui a implantação de Gestão Eletrônica de Documentos. Essa é minha próxima frente de trabalho!

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Commentarios

Michel
31 Mar 2015, 15:36
Estou testando hoje meu novo sistema de comentários, o anterior estava falhando...
Henrique
01 Abr 2015, 19:20
Um problema constante é como integrar diferentes sistemas. Apesar do ideal ser ter apenas um fornecedor e apenas um sistema que seja bom para tudo, na prática, devido às diferentes caracteristicas e necessidades dos negócios, esse ideal pode ser dificil de alcançar.
Minha dúvida para abrir a discussão é: quais são as melhores alternativas quando uma empresa possui necessidade de um sistema que ela não possui (CRM ou GED), mas já possui um ou mais sistemas para as outras necessidades?
Nesse caso vamos suport que mesmo que seja possível abandonar os sistemas antigos para um sistema maior e mais completo, o custo da troca é alto demais, tanto em termos de custos direto e custos de treinamentos e erros.
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